Hekim web sitesi için KVKK aydınlatma metni nasıl hazırlanır?

Kısa cevap: Hekim web sitesindeki KVKK aydınlatma metni; veri sorumlusunu, hangi kişisel verilerin hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işlendiğini, kimlere aktarıldığını, nasıl toplandığını ve kişinin KVKK m.11’deki haklarını açıkça belirtmelidir. Formlarda sağlık verisi istenmemesi riski en baştan azaltır.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Aydınlatma metninizi bir hukukçunun kontrol etmesi önerilir.

Bir hekim web sitesinde iletişim veya randevu formu varsa, siteniz kişisel veri topluyor demektir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) bu durumda veri sahibini bilgilendirmenizi, yani bir aydınlatma metni sunmanızı gerektirir.

Aydınlatma metninde neler olmalı?

1. Veri sorumlusunun kimliği: hekimin veya kurumun adı, adresi, iletişim bilgisi.
2. İşlenen veriler: ad, telefon, e-posta, form mesajı, IP adresi gibi.
3. İşleme amaçları: randevu talebine dönüş, iletişim, hizmetin sunulması.
4. Hukuki sebepler: sözleşmenin kurulması, hukuki yükümlülük, meşru menfaat veya açık rıza.
5. Aktarım: e-posta, barındırma ve randevu platformu gibi hizmet sağlayıcılar; yurt dışı aktarım varsa bilgisi.
6. Toplama yöntemi: web sitesi formları, telefon, WhatsApp.
7. Haklar: KVKK m.11 kapsamındaki haklar ve başvuru yolu.

Sağlık verisi için neye dikkat etmeli?

Sağlık verisi KVKK’da özel nitelikli kişisel veri olarak sayılır ve daha sıkı kurallara tabidir. 12 Mart 2024’te yayımlanan ve 1 Haziran 2024’te yürürlüğe giren 7499 sayılı Kanun’la KVKK’nın 6. maddesi değişti; özel nitelikli verilerin işlenebileceği şartlar yeniden düzenlendi. Bu şartlardan biri, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla sır saklama yükümlülüğü altındaki kişiler tarafından işlenmesidir.

Ancak web sitesindeki bir iletişim formu tedavi hizmetinin kendisi değildir. Bu yüzden en güvenli yol formda sağlık verisi toplamamaktır: şikâyet, tanı, ilaç gibi alanlar koymayın ve formun yanına “Lütfen sağlık bilgisi paylaşmayın” notunu ekleyin.

Randevu formu için kontrol listesi

Çerezler ve üçüncü taraf araçlar

Ziyaretçi istatistiği, harita veya video yerleştirme gibi araçlar çerez kullanır ve veriyi yurt dışındaki sunuculara aktarabilir. Hangi araçların kullanıldığı çerez politikasında belirtilmeli; pazarlama amaçlı çerezler onay alınmadan çalıştırılmamalıdır.

Sık yapılan hatalar

• Başka bir siteden kopyalanmış, veri sorumlusu bilgisi yanlış metin.
• Formda zorunlu ve gereksiz alanlar.
• Aydınlatma metnine formdan bağlantı verilmemesi.
• Sitede kullanılan araçların metinde hiç geçmemesi.

Kaynaklar: KVKK’da 7499 sayılı Kanun ile yapılan değişiklikler · Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ilişkin rehber